כולנו כבר מבינים את החשיבות של ניהול נכון, של שליטה ובקרה על תזרים המזומנים והימנעות מהפתעות באגף הכלכלי, נכון?
בואו נראה מה עוד אפשר לעשות, בהמשך למאמר הקודם, כדי לבסס את השליטה ולהצליח להגיע לביטחון כלכלי בעסק, למצב בו אתם בשליטה – ויודעים מה מצבכם, בכל זמן נתון:
- נהלים, חוקים ושאר ירקות
המלה "נהלים" יכולה לאיים מאוד, במיוחד לאלה מאיתנו שמכירים אותה, בעיקר, מהעולם הצבאי. אז פה, כדי להצליח, הנהלים אינם באים לאיים – אלא לספק ביטחון, ולייצר מצב בו אנחנו יודעים כיצד עלינו להתנהל, למה לצפות ומה נכון לעשות.
הנהלים חולשים על: ניהול מלאי אמין, נכון ומדויק, מערך דוחות חודשיים, ניהול התזרים, ההון האנושי ועוד.
התכנון המוקדם וקביעת הנהלים אינם משאירים יותר מדי מקום להפתעות בלתי צפויות, ומקנים לנו כלים יעילים להתמודד עם כאלה, שהן צצות.
- מי עושה מה, מתי ואיך?
"מה פתאום אני? מה אתם באים אליי בתלונות? אני בכלל לא אחראית לתחום הזה, זה בתחום התפקיד שלו!" או: "מה, גם אתה הוצא את הדו"ח הזה?! למה?! כמה פעמים צריך לבדוק את זה, עשיתי בדיוק אותו הדבר שלשום!"
מכירים? קורה גם אצלכם? אז בואו נעשה קצת סדר: לכל אדם יש תפקיד בעסק, בחברה או בארגון, יש הגדרות תפקיד ואחריויות. הגדרות תפקיד, האצלת סמכויות והפקדת אחריות חוסכת זמן, הרבה כסף והרבה עוגמת נפש.
נכון, אנחנו בני אדם, מכירים ועובדים יחד, מותר, אפשר ורצוי לעזור אלה לאלה! אבל הגדרות התפקיד והבנה, כל אחד למה הוא אחראי – מונעות הרבה אי נעימויות ומייעלות את תהליך קבלת ההחלטות באופן משמעותי. חשוב לזכור – כולנו שייכים לאותו המארג העסקי וכולנו רוצים לראות את העסק מצליח! מבחינת כולנו – הכיוון מעלה!!
- מה? בכלל לא ידעתי שזה מה שקורה!
אוי לנו, אם המשפט הזה מתנגן, דרך קבע, בעסק שלנו. מותר לא לדעת, נכון, אבל אנחנו מנסים למזער את אי הידיעה וחוסר השליטה לרמת המינימום האפשרי.
איך עושים את זה? בקרה, בקרה, בקרה.
חשוב להכיר את עצמנו, מבחינה אנושית ועסקית, לדעת איפה אנחנו חזקים ומה אנחנו עושים הכי טוב – ולדעת אילו מקומות חשוב לשפר. אחת הדרכים לשיפור היא יצירת מערכת בקרה, ככה אנחנו מספקים לעצמנו את הידע אותו אנחנו צריכים, בכל שלב שנרצה בצורה זמינה.
אי אפשר להדגיש את זה מספיק – ידע זה כוח! כוח על העסק, על הכסף ועל החיים שלנו, בכלל.
- כן, באמת יש לי במלאי, אני בטוח!
אם תשאלו כל בעל עסק מצליח שמחזיק מלאי של סחורה מה, לדעתו, הוא אחד המפתחות להצלחה – התשובה תהיה: "מינימום מלאי, בדיוק מה שצריך, ולדעת לנהל אותו".
נשמע מסובך? נכון, זה קצת מסובך, באמת. לכבוד הסיבוך הזה חשוב לבנות תהליכי עבודה נכונים וכלי בקרה לניהול מלאי אמין, מלאי שמשרת אתכם – ולא אתם אותו.
לעולם אין להתחייב על דבר שלא ניתן לספקו (האמינות שלכם, לפני הכל), ויש לקחת בחשבון שמה שאתם מספקים ללקוח יעמוד בסטנדרטים המקצועיים אותם קבעתם.
אין במלאי? הזמינו, לפי דרישה.
יש במלאי? וודאו שהמוצר מתאים לדרישה, בטרם תספקו אותו.
היו תמיד בבקרה מלאה על המלאי שלכם, וודאו את ההתאמה לצרכי הלקוח ושמרו על המוניטין שלכם.
על ספירת המלאי להיות אמינה ולשקלל את שווי הסחורה הקיימת, הבלאי וצפי ההזמנות, אם הנתון קיים.
- שקוף שאנחנו בדרך להצלחה!
כמה מדובר על שקיפות – ועדיין, המושג הזה לא מגיע בטבעיות לחלק מאנשי העסקים.
לא, לא אתם, כמובן! השכנים שלכם!
לכל עסק יש לא מעט "שותפים": הבנקים, הספקים, נותני השירות ובראש ובראשונה – הלקוחות. אם לקוח מרגיש שמשהו לא בסדר, אם הוא מקבל איזושהי תשדורת שמסתירים ממנו משהו, שמשהו אינו תקין – נחשו לאן הוא יפנה? נכון! למתחרים!
אנחנו חייבים לנקוט באמצעי שקיפות מול כל השותפים שלנו לדרך – זה מסלול בטוח לרכישת אמון, להשגת לקוחות חוזרים ולהבטחה של נאמנות, לאורך זמן.
הסוד, אם תרצו, או המסקנה הברורה ביותר אותה ניתן להשיג מכל מה שאמרנו: נהגו בלקוחות שלכם באותו האופן בדיוק לו אתם הייתם מצפים, אם הייתם אתם, הפעם, בצדו השני של המתרס.
ועל שקיפות מול המערכת הבנקאית עדיין לא דיברנו; לעולם אל תפתיעו את הבנקאי שלכם. הבנקאי לא אוהב "הפתעות", הבנק הוא השותף העיקרי של העסק, לצורך אשראי.
אנחנו עובדים מולו כפי שעובדים מול שותף אמתי:
- נייצר שקיפות מלאה מול המערכת הבנקאית.
- נעדכן את הבנק מבעוד מועד לקראת חריגת אשראי.
- נבקש הגדלת אשראי בתזמון מתאים, כשאנחנו נמצאים בנקודת חוזק.
נגיע לבנק מסודרים, עם צרכים מגובשים:
- מה – איזה סוג אשראי.
- כמה – מהו הסכום.
- למה – הסיבה לבקשה.
- איך – הסדר הפירעון.
נהלו את העסק שלכם מתוך מחשבה טובה של הצלחה, בצורה ברורה, שקופה ומנוהלת היטב, עם בקיאות בתחומכם, מקצועיות של מומחה ושמחת העבודה – ופתחו לעצמכם את כל הדרכים הבטוחות להצלחה.
אנחנו ב- "הולמנ'ס בע"מ – ניהול פיננסי" יודעים היטב עד כמה העולם הפיננסי בלתי מוכר, לא מובן ואפילו מרתיע. אנחנו שמחים וגאים להזכיר לכם שאינכם לבד!
הכסף שלכם בטוח בידיים של "הולמנ'ס בע"מ – ניהול פיננסי".
אנחנו הולכים אתכם, יד ביד.